Intercompany uurtarieven: Fiscale spelregels en Transfer Pricing uitleg

(Adv.) Werk je bij een internationaal bedrijf met meerdere vestigingen in Europa? Dan komt het vaak voor dat medewerkers tijdelijk bij andere entiteiten worden ingezet voor projecten. Maar hoe worden de gewerkte uren tussen deze vestigingen verrekend? Hiervoor worden intercompany uurtarieven gebruikt. En zoals je misschien al verwacht, zijn er verschillende fiscale regels waar je op moet letten. In deze blogpost bespreken we de belangrijkste aspecten van intercompany uurtarieven en waar je rekening mee moet houden.

Waarom zijn intercompany uurtarieven belangrijk?

Laten we beginnen met de basis. Waarom zijn intercompany uurtarieven nodig? Het is eenvoudig: wanneer een medewerker van vestiging A tijdelijk werkt voor vestiging B, maakt vestiging A nog steeds kosten voor die medewerker, zoals salaris en werkplek. Deze kosten moeten worden doorbelast aan vestiging B. Intercompany uurtarieven bepalen het tarief waartegen de uren van de medewerker intern worden verrekend.

Dat klinkt logisch, maar het is helaas niet zo eenvoudig. De belastingdienst controleert nauwkeurig of deze tarieven marktconform zijn. Je kunt niet zomaar een willekeurig bedrag kiezen; er zijn strikte fiscale regels, bekend als ’transfer pricing’. Het naleven van deze regels is essentieel om boetes en naheffingen te voorkomen. Tijd om hier dieper in te duiken!

Maak gebruik van het arm’s length principe

De belangrijkste fiscale regel voor intercompany transacties is het arm’s length principe. Dit betekent dat de voorwaarden van transacties tussen gelieerde entiteiten, zoals verschillende vestigingen van hetzelfde bedrijf, vergelijkbaar moeten zijn met de voorwaarden die onafhankelijke partijen onder dezelfde omstandigheden zouden afspreken. Met andere woorden, de uurtarieven die je intern gebruikt, moeten vergelijkbaar zijn met de tarieven die je aan een externe klant zou berekenen voor soortgelijke diensten.

Hoe bepaal je of je tarieven aan het arm’s length principe voldoen? Hiervoor is een transfer pricing analyse nodig. Dit is een marktonderzoek waarbij je kijkt naar wat vergelijkbare diensten in de markt kosten. Op basis van deze informatie stel je een intern tarief vast dat in lijn ligt met de marktprijzen. Het is essentieel om deze analyse goed te documenteren, zodat je aan de belastingdienst kunt aantonen dat je tarieven marktconform zijn.

Stel uurtarieven vast met de kostprijsplus methode

Een veelgebruikte methode om intercompany uurtarieven vast te stellen is de kostprijsplus methode. Hierbij bereken je eerst de kosten van de dienst (zoals loonkosten en indirecte kosten) en voeg je daar een winstopslag aan toe. Deze winstopslag is bedoeld als compensatie voor het ondernemersrisico dat je als bedrijf neemt. 

Een voorbeeld ter verduidelijking: stel dat de loonkosten van een medewerker €50 per uur bedragen en de indirecte kosten €25 per uur. De totale kostprijs komt dan uit op €75 per uur. Als je hier een winstopslag van 10% aan toevoegt, kom je op een intercompany uurtarief van €82,50. Zorg ervoor dat je kunt aantonen waarom deze 10% een marktconforme winstopslag is voor de betreffende dienst.

Voorkom misverstanden en maak goede afspraken

Om misverstanden met de belastingdienst te vermijden, kun je van tevoren afspraken maken over je intercompany uurtarieven via een zogenoemde Advance Pricing Agreement (APA). Dit is een overeenkomst met de belastingdienst waarin je vastlegt welke transfer pricing methode en tarieven je gedurende een bepaalde periode zult hanteren. Het grote voordeel van een APA is dat je vooraf zekerheid hebt, waardoor je het risico op belastingcorrecties achteraf aanzienlijk vermindert.

Houd er wel rekening mee dat het doorlopen van een APA-proces tijd en middelen vergt. Je moet een grondige transfer pricing analyse uitvoeren en onderhandelen met de belastingdienst. Toch kan dit traject de moeite waard zijn, vooral voor bedrijven die veel intercompany transacties hebben.

Wees consistent in je beleid

Een laatste belangrijk punt: zorg voor consistentie in je intercompany uurtarieven. Het is niet geloofwaardig om het ene jaar een tarief van €80 per uur te rekenen en het jaar daarop plotseling €120 voor dezelfde dienst. Dit kan argwaan wekken bij de belastingdienst. Zorg daarom voor een consistent beleid en pas tarieven alleen aan wanneer er een solide onderbouwing voor is, zoals veranderende marktomstandigheden.

Het is natuurlijk mogelijk dat de kosten van een dienst toenemen, bijvoorbeeld door cao-verhogingen of inflatie. In dat geval is het logisch dat de tarieven meestijgen. Toch is het belangrijk om de markt goed in de gaten te houden. Als de marktprijzen stabiel blijven, kun je je tarieven niet zomaar verhogen zonder duidelijke onderbouwing.

Conclusie: Intercompany uurtarieven fiscaal correct en consistent toepassen

Intercompany uurtarieven zijn essentieel voor internationale bedrijven voor een effectieve resource planning en om interne kosten correct te verrekenen. Het is echter cruciaal om deze tarieven goed te onderbouwen vanuit fiscaal perspectief. Het arm’s length principe staat hierbij centraal: zorg dat je tarieven marktconform zijn en onderbouw dit met een grondige transfer pricing analyse. Overweeg het afsluiten van een APA voor extra zekerheid over je tarieven. Tot slot is consistentie in je tariefbeleid belangrijk om complicaties met de belastingdienst te voorkomen, zodat je intercompany uurtarieven zonder zorgen kunt toepassen.